Proses Bisnis Supply Chain Management (SCM) - Lanjutan

Melanjutkan tema proses bisnis SCM, pada postingan kali ini kita akan fokus pada sinergi antar bagian di SCM. Agar proses sinergi dapat berjalan dengan smooth, masing-masing bagian harus menjalankan tugasnya dengan baik sebab produk sebuah bagian akan menjadi input bagi bagian yang lain.

Untuk menggambarkan hal tersebut, ane analogikan seperti putaran roda gigi. Bila salah satu roda gigi berputar dengan rotasi/ orientasi berbeda, maka secara keseluruhan akan menghambat proses sinergi atau bahkan dapat merusak roda gigi yang lain. Begitu juga dengan proses bisnis SCM, bila satu bagian tidak menjalankan tugasnya dengan baik maka akan mengganggu sinergi yang pada akhirnya dapat menyebabkan kerugian secara finansial.

Mari kita mulai dengan Inventory Control

Secara umum tugas dari Inventory Control adalah:

1.   Standarisasi dan pengkodean 
2.   Penentuan kebutuhan dan pengendalian persediaan

Namun bila di-deep dive (ditelusuri lebih dalam) cakupan tugas-tugas inventory control sangatlah luas. Untuk standarisasi dan pengkodean saja setidaknya ada 7 hal yang harus dilakukan. Hal-hal tersebut adalah :

• Create (membuat) kode indentifikasi material dengan deskripsi yang jelas menurut standar yang sudah ditetapkan. 
• Melengkapi data pendukung (drawing dan data sheet). 
• Melakukan update atau delete material kode jika ada perubahan spesifikasi. 
• Menentukan kebijakan pengelolaan material (di-treatment sebagai stock atau bukan stock). 
• Membuat dan mengawasi standard operation procedure (SOP) SCM sebagai panduan tugas dan tanggung jawab pekerja. 
• Mengkoordinasi pelaksanaan annual physical check material. 
• Membuat laporan pengeloaan material.

Selanjutnya, dalam penentuan kebutuhan dan pengendalian persediaan tugas inventory control adalah :

• Penganalisa karakteristik material (pengelompokan/ grouping material sejenis) guna menentukan strategi pengelolaan yang paling cocok. 
• Menentukan jumlah pesanan dan waktu pemesanan. 
• Membuat forecast (perkiraan) pemakaian material. 
• Mengontrol nilai Turn Over Ration (TOR) dan Service Level (SL)

Sesuatu yang menjadi produk bagian Inventory Control dan penjadi input bagi Purchasing adalah permintaan pembelian material atau lebih dikenal dengan istilah Purchase Requisition (PR). PR harus jelas dan lengkap dengan data pendukung agar purchasing dapat mengadakan material sesuai dengan yang direncanakan (tepat waktu, tepat harga dan tepat kualitas).

Selanjutnya kita akan membahas tugas bagian Purchasing.

Sebagai mana yang sudah diebutkan pada postingan sebelumnya, tugas purchasing adalah:

1.    Procure atau mengadakan material

2.    Membuat estimasi harga

3.    Expediting/ pelacakan material

Berikut adalah deep dive dari tiga tugas pokok purchasing di atas:

Untuk mengadakan material, seorang purchasing staff harus melakukan hal-hal sebagai berikut:

• Menganalisa spesifikasi material yang akan diadakan dan memeriksa kelengkapan data pendukung. 
• Mencari sumber/ source yang dapat menyediakan material (pabrik/ agen/ stokis/ trader). 
• Menentukan stretegi pembelian (long term agreement/ konsinyasi/ blanket order/ pembelian langsung). 
• Menentukan metoda pengadaan material yang paling cocok (tunjuk langsung/ pemilihan langsung/ lelang) 
• Menyiapkan document pengadaan. 
• Membuat purchase order (PO). 
• Mengkoordinasikan pembukaan letter of credit (LC) untuk material impor.

Namun perlu diingat bahwa untuk membuat kesepakatan harga, pembeli (dalam hal ini bagian purchasing) harus memiliki harga perkiraan sendiri/ estimasi harga. Estimasi harga atau dikenal juga dengan owner estimate (OE) merupakan mandatory tool untuk menilai tingkat kewajaran harga suatu material yang akan dibeli. OE dapat disusun dengan metoda sebagai berikut:

• Engineering estimate, yaitu penyusunan OE dengan pendekatan technical. Contohnya adalah menghitung harga material berdasarkan cost structure (akan dibahas khusus pada postingan selanjutnya dengan tema penyusunan OE). 
• Berdasarkan harga pembelian sebelumnya yang divalidasi (kurs, index nelson fahrar, index energy, index komoditi). 
• Berdasarkan perbandingan hasil sourcing/ quotation.

Satu hal lagi yang menjadi tugas purchasing adalah expediting/ pelacakan material. Untuk meng-expedite material, hal-hal yang dilakukan adalah:

• Regular monitoring progress material (bisa dengan report diagram S atau follow up by email/ telepon). 
• Meyakinkan semua dokumen pendukung (certificate dan shipping document) comply agar tidak terjadi kendala pada saat pembebasan ataupun saat final inspeksi di site. 
• Pengecekan lansung ke manufacture atau fabricator.

Terakhir adalah tugas warehousing  

Cakupan tugas bagian warehousing adalah:

1.    Receiving/ penerimaan material

2.    Custom & clearance

3.    Stock keeping/ pengimpanan material

4.    Distribusi material

5.    Write off/ penghapusan

Sama halnya dengan penjelasan sebelumnya untuk bagian Inventory Control dan Purchasing. Tugas bagian Warehousingpun dapat dijabarkan secara detail. Untuk receiving/ penerimaan material, ada lima hal mandatory yang harus dilakukan:

• Unloading material dari truck (sarana pengangkut). 
• Inspeksi visual dan quantity. 
• Inspeksi teknis dan pengetesan bekerjasama dengan inspection engineer. 
• Distribusi material yang sudah dinyatakan diterima/sudah di-gods receipt (GR) ke lokasi penyimpanan. 
• Membuat permintaan pembayaran untuk material yang sudah dinyatakan diterima.

Penjabaran tugas detail custom & clearance adalah sebagai berikut:

• Dalam rangka impor

-    Memeriksa kelengkapan shipping document dan mengkomunikasikan ke shipper bila ada document yang tidak comply.

-  Membuat Pemberitahuan Impor Barang (PIB) dan melakukan pengurusan pembayaran Pajak Dalam Rangka Impor (PDRI) ke Bea Cukai.

-    Menunjuk Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) untuk mengambilan Delivery Order (DO) dan material serta mengirim material tersebut ke Receiving. 

• Dalam rangka ekspor

-    Mengkoordinasikan kelengkapan document ekspor (Invoice dan Packing List).

-  Membuat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan melakukan pengurusan administrasi ekspor ke Bea Cukai.

-    Menkoordinasikan inspeksi kapal, persiapan loading dengan Bea Cukai.

Berikut adalah penjabaran tugas stock keeping/ penyimpanan dan distribusi material:

• Menerima material dari receiving dan menyimpannya di bin/ tempat penyimpanan yang sudah disediakan. 
• Melakukan penataan bin/ tempat penyimpanan sesuai standar. 
• Malakukan pencatatan barang keluar/ gods issue (GI).
• Berkoordinasi dengan bagian terkait untuk melakukan annual physical check material.

Terakhir adalah detail tugas write off/ penghapusan:

Detail tugas penghapusan (administrasi dan teknis) akan dibahas tersendiri pada postingan selanjutnya….. Hehehehehe.

Dari uraian tugas-tugas di atas, dapat dilihat dengan jelas bahwa untuk menciptakan sinergi yang mantap, masing-masing bagian harus menjalankan tugasnya dengan baik dan memastikan agar bagian yang akan melanjukan proses bisnis dapat bekerja dengan baik pula.

Demikian dulu postingan kali ini, semoga penjelasan proses bisnis SCM ini bermanfaat bagi pembaca sekalian. Terimakasih.

Proses Bisnis Supply Chain Management (SCM)

Pada postingan yang ke dua ini ane ingin mengupas tema proses bisnis SCM. Tema ini ane anggap penting karena setelah mengenal perumpamaan otak dan nyawa pada postingan sebelumnya kita perlu memahami bagian-bagian SCM dan fungsi dari masing-masingnya.

Supply chain mempunyai beberapa bagian. Setiap bagian memiliki keterkaitan dan fungsi yang berbeda. Secara umum, mungkin rantai berikut dapat mendeskripsikan bagian-bagian tersebut :

Inventory control adalah perencana, Purchasing sebagai pembeli yang bertugas untuk mengadakan (procure) material, Warehousing adalah pengelola/ distributor dan Fungsi pengguna adalah pemakai barang. Pada industri perminyakan biasanya ada satu bagian tambahan yaitu Contract Management untuk pengelolaan kontrak jasa ataupun material.

Terusss, yang dimaksud bisnis pada kalimat “proses bisnis SCM” itu apa bro…..?

Begini penjelasannya.

Yang namanya bisnis itu pasti ujung-ujung nya profit/ keuntungan. Untuk apa berbisnis kalau tidak untung. Betul…. Ga….? Walaupun sebagian orang ada yang berbisnis untuk mencari pengalaman… Hehehehehe.

Nah, SCM juga demikian. Proses bisnis SCM itu dapat diartikan sebagai proses sinergi seluruh bagian-bagian di SCM untuk menghasilkan profit. Pertanyaan selanjutnya, bagaimana bisa SCM  menghasilkan profit? Bukankah yang menghasilkan profit itu bagian penjualan….?

Itu paradikma kacamata kuda bro.

Sebenarnya, profit bisa dihasilkan setidaknya dengan tiga cara,

• Pertama, menaikan penjualan : Bisa dengan menaikan volume penjualan atau menaikkan harga.
• Kedua, Mengurangi biaya produksi : Bisa dengan menghemat pemakaian bahan baku, menurunkan biaya overhead (energi, mesin).
• Ini dia… Ketiga, Melakukan efisiensi pengelolaan material : Bisa dengan memaksimalkan negosiasi pembelian material dan meningkatkan TOR (nyawanya inventory control – postingan pertama *red).

Agar mendapatkan gambaran yang ril, berikut ane kasih contoh yang pake angka-angka:

Sebuah perusahaan pengolahan minyak bumi (oil refinery) memiliki maraca sebagai berikut (angka-angka merupakan perkiraan) :

Biaya produksi/ tahun Pembelian bahan baku crude Pembelian catalis, chemical, dan material maintenance Manpower         Overhead (energy, mesin)	9.000 Miliar Rupiah 300 Miliar Rupiah 100 Miliar Rupiah 600 Miliar Rupiah
Nilai penjualan produk/ tahun	11.000 Miliar Rupiah

Dari neraca di atas dapat dilihat bahwa perusahaan mendapatkan keuntungan 1.000 miliar. Untuk menaikan profit sebesar 1% saja (10 miliar) yang bisa dilakukan adalah :

• Menaikan sales 1%
•  Manurunkan biaya manpower (gaji karyawan) 10%
• Menekan biaya overhead 1,67%
• Menekan biaya pembelian 0,11%

Ya…. Opsi yang paling strategis adalah opsi ke-4. Dengan negosiasi pembelian material, cost reduction 0,11% itu sangat mungkin didapatkan. Di sini kita bisa melihat potensial profit yang luar biasa besar dengan mengoptimalkan SCM hanya dari sisi pembelian material.

Kembali kepada pengertian proses bisnis SCM, sebagaimana yang disebutkan sebelumnya proses bisnis ini merupakan sinergi bagian-bagian di SCM untuk menghasilkan profit. Untuk bersinergi, masing-masing bagian perlu menjalankan tugasnya dengan baik. Berikut adalah tugas dari masing-masing bagian tersebut :

Tugas	Bagian
1.    Standarisasi dan pengkodean 2.  Penentuan kebutuhan dan pengendalian persediaan	Inventory Control
3.    Procurement/ pengadaan 4.    Estimasi harga 5.    Expediting/ pelacakan material	Purchasing
6.    Receiving/ penerimaan material 7.    Custom & clearance 8.    Stock keeping/ pengimpanan material 9.    Distribusi material 10.  Write off/ penghapusan	Warehousing

Dari sepuluh tugas-tugas di atas, akan dibahas satu persatu pada postingan selanjutnya. 

A Part of Inventory Control

Hallo…

Nama ane Leo, ini postingan pertama ane tentang Supply Chain Management (SCM). Kepahaman ane tentang SCM tidaklah mutlak karena banyak guru-guru, senior-senior dan kolega ane yang memiliki pengetahuan lebih. Untuk itu, bila ada pembahasan yang kurang tepat, ane mohon masukan guna penyempurnaan tulisan ini.

Tema inventory control ane pilih pada postingan pertama ini bukan tanpa alasan. Bila pada tubuh manusia otak adalah tempat proses berpikir, di SCM juga demikian. Inventory Control ibarat otak yang memikirkan rencana dan strategi SCM.

Ditelisik lebih dalam, otak manusia tidak akan berpikir apabila manusia tersebut tidak bernyawa (alias meninggal). Nah, yang menjadi nyawa inventory control adalah Turn Over Ratio (TOR). Tanpa TOR, inventory control ibarat jasat tak bernyawa alias ber-otak tapi tak berpikir…. Hehehehehe….. Kok analoginya jadi ribet gini yaa….?

Mari kita bahas masalah nyawa alias TOR ini.

Sebagai mana yang ane sebut di atas, TOR merupakan singkatan dari Turn Over Ratio. Sederhanya adalah tingkat perputaran barang. Secara matematika dapat dirumuskan dengan:

 

TOR yang tinggi (biasanya di atas 1) merupakan indikasi inventory control yang sehat. Masih bingung….?

Ini analoginya…… Anggaplah anda seorang pemilik minimarket. Untuk melayani pembeli, anda akan megisi stock barang dan disusun rapi pada rak-rak yang sudah disediakan. Semakin lengkap jenis barang anda, semakin senang orang berbelanja di minimarket tersebut. Tapi ingat, semakin tinggi stock yang ada punya, semakin banyak modal yang anda butuhkan untuk membayar barang dari pemasok anda. Pertanyaannya…. Apakah pejualan anda dapat dipastikan lancar? Bila pembelinya banyak, nilai penjualan anda akan sangat besar. Total nilai penjualan anda selama satu tahun, dibagi dengan nalai stock yang anda punya di rak dan gudang pada saat ini adalah TOR.

Dari analogi di atas dapat dilihat bahwa samakin kecil nilai TOR, semakin banyak dana yang akan “terpendam”. Bila anda “memendam” dana dalam jumlah besar, anda akan rugi karena seharusnya dana itu bisa anda gunakan untuk keperluaan lain yang lebih menguntungkan. Begitu juga sebaliknya, apabila TOR di atas 1,2,3…. dst, berarti dengan dana (modal) yang semakin kecil anda akan mendapatkan omset yang lebih besar. Itulah alasannya mengapa inventory control harus memikirkan strategi untuk menekan nilai stock menjadi seminimal mungkin dengan tetap menjaga ketersediaan barang.

Berbicara tentang ketersediaan barang. Seorang Analyst Inventory Control dituntut agar semua permintaan dapat dipenuhi (Biasanya dituangkan pada target Key Performance Indocator (KPI) yang menjadi dasar penilaian kinerja). Pemenuhan permintaan ini dikenal dengan Servis Level (SL). Secara matematika, SL dapat dirumuskan dengan:

Nilai SL 100% mengindikasikan semua permintaan dapat dipenuhi. Dihubungkan dengan analogi minimarket, apabila SL 100% berarti anda tidak pernah kehabisan stock. Semua barang yang dicari pembeli tersedia di minimarket anda. Pertanyaan selanjutnya, Bagaimana kita bisa tahu, mana barang yang sangat dibutuhkan pembeli, mana yang  kurang dan mana yang tidak dibutuhkan….? (Jawabannya akan dikupas pada postingan terpisah… Hehehehe).

Makanya banyak yang menyimpulkan bahwa TOR itu efisiensi (seberapa efisien nilai stock untuk memenuhi kebutuhan karena nilai stock yang tinggi adalah suatu pemborosan) dan SL adalah Efektifitas (seberapa efektif stock yang kita punya dapat memenuhi permintaan).

Semoga postingan singkat ini dapat membuka wawasan pembaca dan menjadi sarana sharing knowledge bagi kita semua…. Amiin.

Bukit Datuk - Dumai