Proses Bisnis Supply Chain Management (SCM) - Lanjutan

Melanjutkan tema proses bisnis SCM, pada postingan kali ini kita akan fokus pada sinergi antar bagian di SCM. Agar proses sinergi dapat berjalan dengan smooth, masing-masing bagian harus menjalankan tugasnya dengan baik sebab produk sebuah bagian akan menjadi input bagi bagian yang lain.

Untuk menggambarkan hal tersebut, ane analogikan seperti putaran roda gigi. Bila salah satu roda gigi berputar dengan rotasi/ orientasi berbeda, maka secara keseluruhan akan menghambat proses sinergi atau bahkan dapat merusak roda gigi yang lain. Begitu juga dengan proses bisnis SCM, bila satu bagian tidak menjalankan tugasnya dengan baik maka akan mengganggu sinergi yang pada akhirnya dapat menyebabkan kerugian secara finansial.

Mari kita mulai dengan Inventory Control

Secara umum tugas dari Inventory Control adalah:

1.   Standarisasi dan pengkodean 
2.   Penentuan kebutuhan dan pengendalian persediaan

Namun bila di-deep dive (ditelusuri lebih dalam) cakupan tugas-tugas inventory control sangatlah luas. Untuk standarisasi dan pengkodean saja setidaknya ada 7 hal yang harus dilakukan. Hal-hal tersebut adalah :

• Create (membuat) kode indentifikasi material dengan deskripsi yang jelas menurut standar yang sudah ditetapkan. 
• Melengkapi data pendukung (drawing dan data sheet). 
• Melakukan update atau delete material kode jika ada perubahan spesifikasi. 
• Menentukan kebijakan pengelolaan material (di-treatment sebagai stock atau bukan stock). 
• Membuat dan mengawasi standard operation procedure (SOP) SCM sebagai panduan tugas dan tanggung jawab pekerja. 
• Mengkoordinasi pelaksanaan annual physical check material. 
• Membuat laporan pengeloaan material.

Selanjutnya, dalam penentuan kebutuhan dan pengendalian persediaan tugas inventory control adalah :

• Penganalisa karakteristik material (pengelompokan/ grouping material sejenis) guna menentukan strategi pengelolaan yang paling cocok. 
• Menentukan jumlah pesanan dan waktu pemesanan. 
• Membuat forecast (perkiraan) pemakaian material. 
• Mengontrol nilai Turn Over Ration (TOR) dan Service Level (SL)

Sesuatu yang menjadi produk bagian Inventory Control dan penjadi input bagi Purchasing adalah permintaan pembelian material atau lebih dikenal dengan istilah Purchase Requisition (PR). PR harus jelas dan lengkap dengan data pendukung agar purchasing dapat mengadakan material sesuai dengan yang direncanakan (tepat waktu, tepat harga dan tepat kualitas).

Selanjutnya kita akan membahas tugas bagian Purchasing.

Sebagai mana yang sudah diebutkan pada postingan sebelumnya, tugas purchasing adalah:

1.    Procure atau mengadakan material

2.    Membuat estimasi harga

3.    Expediting/ pelacakan material

Berikut adalah deep dive dari tiga tugas pokok purchasing di atas:

Untuk mengadakan material, seorang purchasing staff harus melakukan hal-hal sebagai berikut:

• Menganalisa spesifikasi material yang akan diadakan dan memeriksa kelengkapan data pendukung. 
• Mencari sumber/ source yang dapat menyediakan material (pabrik/ agen/ stokis/ trader). 
• Menentukan stretegi pembelian (long term agreement/ konsinyasi/ blanket order/ pembelian langsung). 
• Menentukan metoda pengadaan material yang paling cocok (tunjuk langsung/ pemilihan langsung/ lelang) 
• Menyiapkan document pengadaan. 
• Membuat purchase order (PO). 
• Mengkoordinasikan pembukaan letter of credit (LC) untuk material impor.

Namun perlu diingat bahwa untuk membuat kesepakatan harga, pembeli (dalam hal ini bagian purchasing) harus memiliki harga perkiraan sendiri/ estimasi harga. Estimasi harga atau dikenal juga dengan owner estimate (OE) merupakan mandatory tool untuk menilai tingkat kewajaran harga suatu material yang akan dibeli. OE dapat disusun dengan metoda sebagai berikut:

• Engineering estimate, yaitu penyusunan OE dengan pendekatan technical. Contohnya adalah menghitung harga material berdasarkan cost structure (akan dibahas khusus pada postingan selanjutnya dengan tema penyusunan OE). 
• Berdasarkan harga pembelian sebelumnya yang divalidasi (kurs, index nelson fahrar, index energy, index komoditi). 
• Berdasarkan perbandingan hasil sourcing/ quotation.

Satu hal lagi yang menjadi tugas purchasing adalah expediting/ pelacakan material. Untuk meng-expedite material, hal-hal yang dilakukan adalah:

• Regular monitoring progress material (bisa dengan report diagram S atau follow up by email/ telepon). 
• Meyakinkan semua dokumen pendukung (certificate dan shipping document) comply agar tidak terjadi kendala pada saat pembebasan ataupun saat final inspeksi di site. 
• Pengecekan lansung ke manufacture atau fabricator.

Terakhir adalah tugas warehousing  

Cakupan tugas bagian warehousing adalah:

1.    Receiving/ penerimaan material

2.    Custom & clearance

3.    Stock keeping/ pengimpanan material

4.    Distribusi material

5.    Write off/ penghapusan

Sama halnya dengan penjelasan sebelumnya untuk bagian Inventory Control dan Purchasing. Tugas bagian Warehousingpun dapat dijabarkan secara detail. Untuk receiving/ penerimaan material, ada lima hal mandatory yang harus dilakukan:

• Unloading material dari truck (sarana pengangkut). 
• Inspeksi visual dan quantity. 
• Inspeksi teknis dan pengetesan bekerjasama dengan inspection engineer. 
• Distribusi material yang sudah dinyatakan diterima/sudah di-gods receipt (GR) ke lokasi penyimpanan. 
• Membuat permintaan pembayaran untuk material yang sudah dinyatakan diterima.

Penjabaran tugas detail custom & clearance adalah sebagai berikut:

• Dalam rangka impor

-    Memeriksa kelengkapan shipping document dan mengkomunikasikan ke shipper bila ada document yang tidak comply.

-  Membuat Pemberitahuan Impor Barang (PIB) dan melakukan pengurusan pembayaran Pajak Dalam Rangka Impor (PDRI) ke Bea Cukai.

-    Menunjuk Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) untuk mengambilan Delivery Order (DO) dan material serta mengirim material tersebut ke Receiving. 

• Dalam rangka ekspor

-    Mengkoordinasikan kelengkapan document ekspor (Invoice dan Packing List).

-  Membuat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan melakukan pengurusan administrasi ekspor ke Bea Cukai.

-    Menkoordinasikan inspeksi kapal, persiapan loading dengan Bea Cukai.

Berikut adalah penjabaran tugas stock keeping/ penyimpanan dan distribusi material:

• Menerima material dari receiving dan menyimpannya di bin/ tempat penyimpanan yang sudah disediakan. 
• Melakukan penataan bin/ tempat penyimpanan sesuai standar. 
• Malakukan pencatatan barang keluar/ gods issue (GI).
• Berkoordinasi dengan bagian terkait untuk melakukan annual physical check material.

Terakhir adalah detail tugas write off/ penghapusan:

Detail tugas penghapusan (administrasi dan teknis) akan dibahas tersendiri pada postingan selanjutnya….. Hehehehehe.

Dari uraian tugas-tugas di atas, dapat dilihat dengan jelas bahwa untuk menciptakan sinergi yang mantap, masing-masing bagian harus menjalankan tugasnya dengan baik dan memastikan agar bagian yang akan melanjukan proses bisnis dapat bekerja dengan baik pula.

Demikian dulu postingan kali ini, semoga penjelasan proses bisnis SCM ini bermanfaat bagi pembaca sekalian. Terimakasih.